10. Przygotowanie prezentacji multimedialnej

        Usuwanie z ekranu jednego slajdu i wprowadzanie tam następnego nazywamy przejściem. Standardowo PowerPoint nie przypisuje zmianie slajdu żadnych efektów. Dopóki nie ustawimy specjalnych efektów przejścia, jeden slajd znika i natychmiast pokazuje się następny.
Aby zastosować efekt przejścia do konkretnego slajdu, najpierw zaznaczamy ten slajd. Po zaznaczeniu mamy do wyboru cztery metody ustawienia przejścia. Pierwsza działa w widokach Slajd, Normalny i Sortowanie slajdów, a pozostałe tylko w widoku Sortowanie slajdów.

• Wydajemy polecenie Pokaz Przejście slajdu.
• Na pasku narzędzi Sortowanie slajdów klikamy w przycisk Przejście slajdu .
• Klikamy prawym przyciskiem myszy w odpowiedni slajd i z rozwiniętego menu podręcznego wybieramy polecenie Przejście slajdu.
• Klikamy w strzałkę pola listy Efekty przejścia slajdu na pasku narzędzi Sortowanie slajdów i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiedni efekt.

Po zastosowaniu trzech pierwszych procedur dodawania przejścia otwiera się okno dialogowe Przejście slajdu.

Kiedy pierwszy raz otworzymy to okno dialogowe, w polu listy w obszarze Efekty widzimy napis Bez przejścia. Aby wyświetlić listę efektów do wykorzystania, klikamy w strzałkę obok pola. Klikając po kolei w każdą pozycję możemy w okienku podglądu obserwować wybrany efekt. Jeżeli zdecydujemy się na jakieś przejście, podświetlamy je na liście. Dane przejście robi odpowiednie wrażenie, gdy odbywa się z właściwą szybkością. Wszystkie efekty są standardowo ustawione na szybkie przejście. Jeżeli nam to nie odpowiada, możemy zmienić szybkość przejścia slajdu zaznaczając opcję Wolno lub Średnio.
        Niektóre prezentacje muszą być elastyczne pod względem czasu zmiany slajdów, ponieważ podczas pokazu są zgłaszane pytania i odbywa się dyskusja na temat omawianych zagadnień. Dlatego pojawianie się kolejnych slajdów musi być ręcznie sterowane przez prezentera. W innych prezentacjach slajdy powinny być zmieniane automatycznie, ponieważ prezentera nie ma, a pokaz odbywa się "w pętli".
Standardowo w oknie dialogowym Przejście slajdu w polu grupy Przejdź dalej jest zaznaczona opcja Po kliknięciu myszą. To oznacza, że w czasie pokazu slajdy się zmieniają po kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Podczas prezentacji w lewym dolnym rogu ekranu jest umieszczony zamaskowany przycisk Opcje.

        W niektórych przypadkach może być potrzebny slajd z dodatkowymi informacjami na jakiś temat. Są to informacje, których nie chcemy podawać, ale gdy ktoś zada kłopotliwe pytanie, wtedy pokazujemy slajd ukryty.
Aby ukryć slajd wykonujemy następujące czynności:

1. Przełączamy się na widok Sortowanie slajdów.
2. Klikamy w slajd przeznaczony do ukrycia. Wokół pojawi się grubsza ramka.
3. Na pasku zadań Sortowanie slajdów klikamy w przycisk Ukryj slajd albo wydajemy polecenie Pokaz Ukryj slajd. (Ten drugi sposób możemy zastosować również w widoku Slajd.)

Od tej pory nasz krępujący slajd będzie ukryty przed widzami.
Mimo że slajd jest ukryty, to czasami jednak trzeba go pokazać w czasie prezentacji. Dlatego w fazie tworzenia tego slajdu należy zadbać, aby również wyglądał efektownie.
W czasie pokazu program nie otrzymawszy sygnału, pominie go i wyświetli następny slajd (o ile ten również nie jest ukryty).
Jeżeli chcemy na pokazie wyświetlić ukryty slajd, to klikając prawym przyciskiem myszy rozwijamy menu podręczne. Wybieramy z niego polecenie Przejdź Nawigator slajdów.

Otworzy się okno dialogowe Nawigator slajdów z listą slajdów. Numery jawnych slajdów są napisane normalnie. Slajd ukryty ma numer w nawiasie.

        Jeżeli chcemy przeprowadzić próbę pokazu z rejestracją czasu wyświetlania poszczególnych slajdów, to klikamy w przycisk Próba tempa na pasku narzędzi Sortowanie slajdu. PowerPoint uruchomi wtedy pokaz slajdów zaczynając od ostatnio zaznaczonego slajdu. Na ekranie pokaże się okno dialogowe Próba

Zaczynamy mówić, tak jakbyśmy przeprowadzali prawdziwy pokaz. W okienku po lewej stronie zobaczymy czas wyświetlania bieżącego slajdu. Po prawej stronie biegnie całkowity czas, jaki upłynął od początku pokazu. Aby wyświetlić kolejny slajd, klikamy w przycisk Następny lub naciskamy lewy przycisk myszy. Nawet przy ustawieniu automatycznej zmiany slajdów podczas próby slajdy są zmieniane ręcznie. Jeżeli w trakcie próby coś nam przeszkodzi, to klikamy w przycisk Wstrzymaj . Ponowne kliknięcie w ten sam przycisk przywraca akcję próby. Jeżeli jednak nie zawiesiliśmy pomiaru czasu albo nie pamiętamy, co już powiedzieliśmy o danym slajdzie, to klikamy w przycisk Powtórz i zaczynamy od nowa omawianie tego slajdu.
Czas spędzony nad każdym slajdem zostanie przez system zapamiętany. Gdy dobrniemy szczęśliwie do końca próby, zobaczymy na ekranie następujące okno.

        W programie PowerPoint 2000 można nagrać mowę prelegenta i zapisać w pliku. Każdemu ze slajdów zostanie przypisany odpowiedni komentarz, który komputer wyemituje podczas pokazu. Taka nagrana narracja przydaje się w przypadku pokazywania slajdów w samoczynnie powtarzającej się pętli na przykład na wystawie. Nie ma prezentera, a głos będzie płynął z głośników podczas pokazu slajdów. Ponadto nagrywając komentarz, prelegent stresuje się tylko jeden raz, w czasie nagrania. Potem prezentacja może być pokazywana wielokrotnie, a prezenter już ma spokój.
Aby nagrać narrację, musimy mieć podłączony do karty dźwiękowej mikrofon i wykonać następujące czynności:

1. Wydajemy polecenie Pokaz Nagraj narrację. Wyświetli się okno dialogowe Nagrywanie narracji.
   
   
   
2. Zapoznajemy się z parametrami jakości rejestracji. Jeżeli nam nie odpowiadają, to klikamy w przycisk Zmień jakość. Wyświetli się kolejne okno dialogowe.
   
   
   
3. Z listy rozwijanej Nazwa wybieramy jeden z wcześniej zdefiniowanych zestawów parametrów dźwięku. W polu listy Atrybuty pokażą się te parametry. Jeżeli zestaw nam nie odpowiada, to z listy Atrybuty wybieramy jakiś inny. W polu Nazwa możemy mu nadać własną nazwę i kliknąwszy w przycisk Zapisz jako zapisać ten zestaw na dysku. Po dokonaniu ustawień klikamy w przycisk OK. Powracamy do okna dialogowego Nagrywanie narracji.
4. Jeżeli nagranie będzie długie, zaznaczamy pole wyboru Połącz narrację z: i klknąwszy w przycisk Przeglądaj wsazujemy folder, gdzie zostanie zapisany oddzielny plik z narracją. Komentarz pokazu zostanie zapisany w oddzielnym pliku i połączony z plikiem prezentacji. To poprawi współdziałanie głosu z obrazem.
5. Klikamy w przycisk OK. System przeprowadzi pokaz. Zmieniamy slajdy i komentujemy je. Mówimy to, co mają usłyszeć odbiorcy w czasie pokazu. Gdy pokaz próbny się zakończy, program wyświetli następujące okno informacyjne.
   
   
   Po kliknięciu w przycisk Tak system oprócz narracji przypisze każdemu slajdowi jego czas ekspozycji tak jakbyśmy przeprowadzili próbę tempa. Jeżeli klikniemy w przycisk Nie, to program zapisze tylko narrację.

        Przed rozpoczęciem pokazu slajdów należy wybrać jedną z metod pokazu i ustawić jeszcze inne parametry. Wydajemy polecenie Pokaz Przygotuj pokaz. Wyświetli się poniższe okno dialogowe.

Tutaj możemy ustawić następujące opcje pokazu slajdów:

• Opcja Prezentowany przez prelegenta (pełny ekran) powoduje wyświetlenie tradycyjnego pokazu na pełnym ekranie z ręcznym lub automatycznym przechodzeniem do kolejnych slajdów.
• Opcja Przeglądany indywidualnie (okno) każe programowi wyświetlić pokaz w standardowym oknie PowerPointa z dostępnymi menu i przyciskami.
• Opcja Przeglądany jako kiosk (pełny ekran) spowoduje automatyczne wyświetlenie prezentacji na pełnym ekranie po 5 minutach bezczynności. Po prezentacji można się poruszać za pomocą przycisków, ale nie można jej modyfikować. Prezentacja automatycznie powtarza się, ponieważ samoczynnie zostaje zaznaczone pole wyboru Pętla ciągła aż do naciśnięcia klawisza Esc.
• Zaznaczenie pola wyboru Pętla ciągła aż do naciśnięcia klawisza Esc powoduje cykliczne powtarzanie prezentacji, dopóki nie zostanie naciśnięty klawisz Esc.
• Po zaznaczeniu pola wyboru Pokaz bez narracji prezentacja odbędzie się bez odtwarzania nagranego uprzednio głosu prelegenta.
• Pole wyboru Pokaz bez animacji powoduje takie wyświetlenie slajdów, jakby nie ustawiono im żadnych efektów animacji. Każdy slajd wraz ze wszystkimi swoimi obiektami pokaże się na ekranie błyskawicznie.
• Gdy jest wybrana opcja Przeglądany indywidualnie (okno), staje się dostępne pole wyboru Pokaż pasek przewijania. Po zaznaczeniu tego pola w oknie jest wyświetlony pionowy pasek przewijania, służący do zmiany wyświetlanego slajdu.
• Przycisk radiowy Wszystkie powoduje wyświetlanie na pokazie wszystkich slajdów.
• Opcja Od Do pozwala na wyświetlanie tylko określonego zestawu sąsiednich slajdów.
• Po klknięciu w przycisk Pokaz niestandardowy zostaną wyświetlone tylko slajdy zapisane w jednym z nazwanych zestawów. Zestaw taki wybieramy z listy poniżej.
• W polu grupy Przełączanie slajdów decydujemy, czy slajdy mają być zmieniane przez prezentera czy też przez program zgodnie z narzuconymi czasami ekspozycji.
• Po kliknięciu w strzałkę pola Kolor pióra rozwinie się paleta kolorów, z których możemy wybrać barwę kreski rysowanej elektronicznym piórem podczas pokazu.

Pokaz niestandardowy

Możemy przygotować liczną grupę slajdów, z których potem możemy tworzyć różne warianty prezentacji, zawierające wybrane slajdy z tej grupy i ustawione w określonej kolejności. Taka prezentacja tworzona przez wyselekcjonowane slajdy nazywa się prezentacją niestandardową. Numery slajdów i ich kolejność możemy zapisać pod nazwą jako pokaz niestandardowy. Aby zdefiniować taki pokaz, wydajemy polecenie Pokaz Pokazy niestandardowe i otrzymujemy następujące okno dialogowe.

Jeżeli wcześniej nie definiowaliśmy żadnego pokazu niestandardowego, to lista w oknie będzie pusta, a niektóre przyciski niedostępne. W celu zdefiniowania pokazu klikamy w przycisk Nowy. Pojawia się okno dialogowe Zdefiniuj pokaz niestandardowy.

Do pola tekstowego Nazwa pokazu slajdów wpisujemy nazwę tworzonego zestawu. Na liście Slajdy w prezentacji mamy wypisane wszystkie dostępne slajdy. Aby wstawić slajd do pokazu niestandardowego, podświetlamy go i klikamy w przycisk Dodaj. Slajd pokazuje się na liście Slajdy w pokazie niestandardowym. Przycisk Usuń usuwa podświetlony slajd z tej listy. Przyciski ze strzalkami slużą do zmiany kolejności slajdów w pokazie niestandardowym. Gdy skompletujemy zestaw i ustalimy jego kolejność, klikamy w przycisk OK. Powracamy do okna dialogowego Pokazy niestandardowe. Teraz są dostępne wszystkie przyciski okna. Po zaznaczeniu na liście pokazu i kliknięcie w przycisk Edytuj zostanie wyświetlone okno dialogowe Definiowanie pokazu niestandardowego, w którym możemy zmienić zaznaczony pokaz.

        Z pokazem nie musimy czekać, aż prezentacja będzie gotowa. Próbny pokaz nie ukończonej prezentacji może nam pomóc ocenić dotychczasowe ustawienia i wnieść jeszcze ewentualne zmiany.
Pokaz można uruchomić dwoma sposobami:

• Klikamy w przycisk Pokaz slajdów w lewym końcu poziomego paska przewijania.
• Wydajemy polecenie Widok Pokaz slajdów lub Pokaz Wyświetl pokaz.

Po uruchomieniu pokazu powinniśmy wiedzieć, jak poruszać się między slajdami. Oto kilka wskazówek:

• Aby wyświetlić następny slajd, klikamy lewym przyciskiem myszy albo naciskamy klawisz N, klawisz Enter albo PgDn.
• Aby cofnąć się do poprzedniego slajdu, naciskamy klawisz P albo PgUp.
• Aby zakończyć pokaz w dowolnym momencie i powrócić do obszaru roboczego, naciskamy klawisz Esc.
• Jeżeli wolimy pracę z menu, klikamy prawym przyciskiem myszy i otrzymujemy menu podręczne z odpowiednimi poleceniami.
• Jeżeli chcemy się dostać do odległego slajdu, to z menu podręcznego wybieramy polecenie Przejdź Nawigator slajdów. W wyświetlonym oknie klikamy w slajd, który chcemy wyświetlić i zatwierdzamy przyciskiem Przejdź do.

10.7 Narzędzia specjalne

        Podczas pokazu prezentacji możemy na bieżąco rysować na slajdach, aby w ten sposób zaakcentować pewne przekazywane informacje.
Aby uaktywnić rysowanie na ekranie, będąc w trakcie pokazu slajdów naciskamy klawisze Ctrl + P albo z menu podręcznego wybieramy polecenie Opcje wskaźnika Pióro. Teraz przesuwając mysz z wciśniętym lewym przyciskiem rysujemy na ekranie. Jeżeli pióro nie działa, to trzeba sprawdzić, jakiego koloru jest atrament. W takiej sytuacji z menu podręcznego wybieramy polecenie Opcje wskaźnika Kolor pióra i z rozwiniętego podmenu wybieramy stosowny kolor.

Kolor ten można również ustawić, nie uruchamiając pokazu, w oknie dialogowym otwieranym poleceniem Pokaz Przygotuj pokaz.
        Innym narzędziem specjalnym PowerPointa jest okno notatek. Możemy w nim umieszczać w trakcie pokazu swoje zapiski, a nawet eksportować je potem do dokumentu programu Microsoft Word lub Microsoft Outlook.
Będąc w trakcie pokazu slajdów, klikamy prawym przyciskiem myszy i z wyświetlonego menu podręcznego wydajemy polecenie Notatki ze spotkania. Jeżeli nie jesteśmy w trybie pokazu slajdów, wydajemy polecenie Narzędzia Notatki ze spotkania. Wyświetli się okno dialogowe Notatki ze spotkania.

Na zakładce Czynności do wykonania zapisujemy coś w rodzaju harmonogramu działań do zrobienia. Do pola tekstowego Opis wpisujemy treść zadania. Do pola Przypisany do - nazwisko osoby odpowiedzialnej za wykonanie tego zadania. Do pola Data ukończenia wpisujemy termin wykonania zadania. Po kliknięciu w przycisk Dodaj zadanie zostanie dołączone do listy. Przyciski Edycja i Usuń pozwalają odpowiednio na modyfikację lub usunięcie zaznaczonego na liście zadania. Zapisane tu informacje zostaną umieszczone na nowym slajdzie, który program wstawi do prezentacji i wyświetli na końcu pokazu.
Na zakładce Protokół spotkania możemy umieścić tekst, który nie zostanie potem pokazany na ostatnim slajdzie.
Po wprowadzeniu odpowiednich wpisów na obydwu zakładkach, klikamy w przycisk Eksportuj. Wyświetli się kolejne okno dialogowe.

Aby umieścić zapisy w terminarzu Microsoft Outlook zaznaczamy pole wyboru Ogłoś czynności do wykonania w programie Microsoft Outlook i klikamy w przycisk Eksportuj teraz. Zadania zostaną umieszczone w terminarzu, gdzie potem będzie można je przydzielić poszczególnym osobom odpowiedzialnym.
Jeśli zaznaczymy drugie z pól wyboru, to kliknięcie w przycisk Eksportuj teraz spowoduje utworzenie w programie Microsoft Word nowego dokumentu i umieszczenie w nim zawartości obydwu zakładek. Dzięki temu można je będzie łatwo wydrukować.
        Do każdego slajdu można dołączyć tekst, który będzie widoczny dla prelegenta, ale nie zobaczą go widzowie. Jest to odpowiednie miejsce do zapisania tekstu komentarza wygłaszanego przez prezentera. Notatki prelegenta są widoczne w widoku Strona notatek, uzyskiwanym poleceniem Widok Strona notatek. W tym widoku po dokonaniu odpowiedniego powiększenia możemy wpisywać i modyfikować notatki.

Jeżeli w wyniku dyskusji na pokazie wpadniemy na nowy pomysł, który chcemy umieścić w tekście pod slajdem, to będąc w trybie pokazu slajdów, klikamy prawym przyciskiem myszy i z wyświetlonego menu podręcznego wydajemy polecenie Notatki prelegenta.