2. Podstawowe pojęcia i czynności

        Po włączeniu komputera zgłasza się system operacyjny Windows 95/98 i ekran monitora wygląda mniej więcej tak:

Aplikację PowerPoint można uruchomić wieloma metodami. Użytkownik w zależności od konkretnej sytuacji, własnych upodobań lub oczekiwanego efektu sam dokona wyboru metody startu. Klasycznym sposobem uruchamiania typowym dla wszystkich programów jest korzystanie z menu Start. Klikamy w przycisk Start na pasku zadań, a następnie wybieramy polecenie Programy Microsoft PowerPoint.

PowerPoint zostanie załadowany do pamięci operacyjnej komputera i po pewnym czasie zobaczysz ekran, przedstawiony na poniższym rysunku.

Do pracy w programie przechodzimy po kliknięciu w przycisk OK znajdujący się w dolnej części aktywnego okna. Otrzymasz teraz na ekranie początkowe okno dialogowe PowerPointa.

Są jeszcze inne sposoby uruchamiania tej aplikacji:

• Z menu Start wybieramy polecenie Nowy dokument Office albo na pasku skrótów Office klikamy w przycisk Nowy dokument Office. W obydwu przypadkach zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowy dokument pakietu Office. Tam na zakładce Ogólne dwukrotnie klikamy w ikonę Pustą prezentację względnie Kreator zawartości lub na zakładce Prezentacje wybieramy któryś z szblonów. W każdym przypadku przenosimy się do okna PowerPointa już bez żadnych okien wstępnych.
• Istniejącą prezentację otwieramy po wybraniu z menu Start polecenia Otwórz dokument Office lub po kliknięciu w przycisk Otwórz dokument Office na pasku skrótów Office. Otwiera się wtedy znajome okno dialogowe Otwórz dokument Office, z którego można wybrać do otwarcia odpowiedni plik prezentacji. Uruchamia się PowerPoint z załadowaną prezentacją.
• Kliknięcie w nazwę pliku prezentacji w menu Dokumenty, otwieranym poleceniem Start Dokumenty, daje taki sam efekt.
• Dwukrotne kliknięcie w ikonę pliku prezentacji w oknie Eksploratora Windows lub Mojego komputera także uruchamia nasz program z prezentacją. Tak samo działa dwukrotne kliknięcie w ikonę skrótu prezentacji na pulpicie Windows.

2.2 Początkowe okno dialogowe

        Po uruchomieniu programu PowerPoint, bez jednoczesnego otwierania prezentacji (nowej czy starej), pojawia się poniższe okno.

Masz teraz do wyboru następujące możliwości:

• Wybierając Kreatora zawartości, a potem klikając w przycisk OK wyświetlą się kolejne okna dialogowe. Odpowiadając na pytania programu uzyskasz podstawowy szkielet prezentacji.
• Jeśli chcesz by część pracy wykonał za Ciebie program, wybierz opcję Szablon projektu i kliknij w OK. Otwiera się okno dialogowe Nowa prezentacja. Tam na zakładce Prezentacje masz do wyboru różne szablony prezentacji, a na zakładce Szablony projektu - rozmaite formaty prezentacji.
• Jeżeli nie odpowiada CI żaden z szablonów, a czujesz się na siłach, możesz utworzyć prezentację od zera. Klikając w opcję Pustą prezentację, a potem w OK, wyświetli się okno dialogowe Nowy slajd, w którym możesz wybrać układ slajdu.
• Ostatnią opcją jest Otwórz istniejącą prezentację. Jeżeli prezentację widzisz na liście poniżej, to w nią kliknij, a potem kliknij w przycisk OK. Jeżeli szukanej prezentacji nie ma na liście, to kliknij w pozycję Więcej plików, a potem w przycisk OK. Otworz się okno dialogowe Otwieranie. Tam system wyświetli listę utworzonych już prezentacji. Kliknij dwukrotnie w jedną z nazw (ikon), a prezentacja ukaże się w oknie PowerPointa.

        Zasadniczo można wyróżnić dwa sposoby otwierania nowej prezentacji.
Pierwszy sposób:
Będąc poza programem PowerPoint, z menu Start wybieramy polecenie Nowy dokument Office (albo klikamy w przycisk Nowy dokument Office na pasku skrótów Office). Otwiera się okno dialogowe Nowy dokument pakietu Office, w którym wybieramy z zakładek Ogólne (Pustą prezentację i Kreator zawartości) i Prezentacje (szablony).

Drugi sposób:
Będąc w oknie PowerPointa, nową prezentację otwieramy poleceniem Plik Nowy. Wyświetla się okno dialogowe Nowa prezentacja z zakładkami Ogólne, Prezentacje, Szablony projektów i Szablony pakietu Office 97. Przycisk Nowy ze standardowego paska narzędzi nie prowadzi do wspomnianego okna dialogowego, tylko od razu powoduje utworzenie pustej prezentacji.

2.4 Zapisywanie prezentacji

        W każdym programie komputerowym wykonaną pracę należy zapisać na dysku, aby zachować owoce swojego wysiłku. W tym celu wydajemy polecenie Plik Zapisz. Jeżeli jest to pierwszy zapis prezentacji, to system wyświetli okno dialogowe Zapisywanie jako, w którym możemy nadać plikowi nazwę i określić dla niego folder i stację dysków. Można tam również powołać do życia nowy folder specjalnie dla swojej prezentacji.

Jeżeli Twoja prezentacja była już zapisywana, to wspomniane polecenie nie wywoła żadnych efektów wizualnych; jedynie któraś ze stacji dysków pomruczy z zadowoleniem i prezentacja bezpiecznie się utrwali.
Czasami trzeba utworzyć prezentację, która różni się od już istniejącej prezentacji jedynie kilkoma szczegółami. Wówczas owierasz istniejącą prezentację, wprowadzasz stosowne zmiany i zapisujesz ją poleceniem Plik Zapisz jako. Pojawia się znane okno dialogowe Zapisywanie jako. Tam nadajemy zmodyfikowanej prezentacji nową nazwę. Powstaje drugi plik z nową prezentacją. Nadając plikowi nazwę stosujemy się do windowsowych reguł nazywania. Program automatycznie nada plikowi rozszerzenie ppt. PowerPoint zawsze na początku proponuje zapisanie pliku w folderze Moje dokumenty. Zapisanie tam prezentacji daje taką korzyść, że polecenie Otwórz również w pierwszej kolejności pokazuje pliki z tego folderu. Dzięki temu możemy szybko dotrzeć do zapisanej prezentacji, bez potrzeby przeszukiwania drzewa folderów.

        Podobnie jak w przypadku tworzenia nowej prezentacji, także przy otwieraniu już istniejącej prezentacji, możemy wyróżnić dwa sposoby.
Pierwszy sposób:
Otwierając istniejącą prezentację spoza PowerPointa z menu Start wydajemy polecenie Otwórz dokument Office (albo klikamy w przycisk Otwórz dokument Office na pasku skrótów Office). Wyświetli się uniwersalne okno dialogowe Otwórz dokument Office. W nim odszukujemy plik prezentacji i po dwukroynym kliknięciu w jego nazwę (ikonę) otrzymujemy na ekranie prezentację w oknie PowerPointa.

Drugi sposób:
Pracując w programie PowerPoint, istniejącą prezentację otwieramy poleceniem Plik Otwórz bądź przyciskiem Otwórz na standardowym pasku narzędzi. Otwiera się znane okno dialogowe Otwieranie.

2.6 Zamykanie PowerPointa

        Aby zakończyć pracę PowerPointa wydajemy polecenie Plik Zakończ. Jeżeli nie zapisaliśmy jakiejś otwartej prezentacji, to system nam o tym przypomni. Wyświetlone okno dialogowe pozwoli zadecydować, czy prezentacja ma być utrwalona czy skasowana (bo np. nam się nie udała i wstydzimy się ją pokazać). Wspomniane polecenie spowoduje zakończenie pracy programu, jadnostka centralna nieco pomruczy, zamykając różne pliki systemowe, i okno PowerPointa zniknie z ekranu.