5.1 Co pisać?
Tekst umieszczony w prezentacji odgrywa ogromną rolę. Mimo, że w czasie pokazu będziemy mówili, mając do pomocy podręczne notatki, to jednak uwagę publiczności bardziej przyciągnie to, co dzieje się na ekranie. Zbyt duża ilość tekstu na slajdzie przytłacza widza. W slajdach umieszczamy raczej tekst w postaci listy wypunktowanej niż w postaci książkowej. Unikamy pisania złożonych, długich i skomplikowanych zdań nasyconych fachową terminologią. Jeżeli tekst zawarty w prezentacji przeskakuje z tematu na temat, to odbiorcy mogą zostać zdezorientowani i przestaną interesować się pokazem. Treść prezentacji powinna w każdej chwili podążać do wytkniętego celu. Jeden slajd powinnien logicznie wynikać z poprzedniego albo wszystkie one muszą z różnych kierunków zdążać do jednego celu. Skracaj tekst pisany na slajdach do minimum. Unikaj tytułów dłuższych niż jeden wiersz. Jeżeli musimy zamieścić jakieś dodatkowe informacje, robimy to na stronach notatek, a potem referujemy w czasie wyświetlania danego slajdu. W widoku Strona notatek otrzymujemy na ekranie pomniejszony obraz slajdu i pod nim mamy miejsce na wprowadzenie własnych notatek, których nie zobaczy audytorium. Mimo, że kolor tła i tekstu zostały już zdefiniowane przez wybrany szablon projektu, wzorzec lub Kreator zawartości, to możemy je zmieniać w zależności od obiektów umieszczonych na danym slajdzie. Musimy pamiętać, by kolory tekstu i tła na tyle ze sobą kontrastowały, by można było bez trudu odczytać słowa nawet z ostatniego rzędu widowni. Wypróbuj różne zestawy barw. Zazwyczaj jasny tekst na ciemnym tle jest czytelniejszy niż przy odwrotnym ustawieniu kolorów. Pamiętajmy, aby tworzyć tekst w języku najbardziej zrozumiałym dla odbiorców. Wiemy już co i jak pisać, więc przystępujemy do wprowadzania tekstu. Dokonujemy tego dwoma sposobami: w widoku Slajd lub Normalny albo w widoku Konspekt. Wskazówka Ćwiczenie 8. Wszelkie modyfikowanie istniejącego tekstu (poza formatowaniem) nazywamy jego redagowaniem albo edycją. Redagowanie tekstu odbywa się na dwóch poziomach. Pierwszym poziomem jest praca nad pojedyńczymi literami, słowami czy zdaniami, gdzie korzystamy z prostych nacisnięć klawiszy. Drugi poziom to praca nad zaznaczonymi blokami tekstu, które możemy w takiej postaci przenosić, wycinać, kopiować lub wklejać.Tekst możemy redagować w widokach Slajd, Normalny lub Konspekt. PowerPoint, podobnie jak i inne aplikacje Windows, ma możliwość korzystania z podstawowych operacji Schowka. Są to: wycinanie, kopiowanie i wklejanie. Odpowiednie polecenia znajdują się również w menu Edycja. Jeżeli mamy zaznaczony fragment tekstu, to możemy go łatwo przenosić z miejsca na miejsce, ciągnąc myszą. Ta metoda pozwala nam uniknąć konieczności używania Schowka. Po zaznaczeniu tekstu wystarczy po prostu nacisnąć lewy przycisk myszy i przeciągnąć go w nowe miejsce. W czasie ciągnięcia wraz ze wskaźnikiem myszy przemieszcza się prostokącik, pokazując nam, że właśnie ciągniemy jakiś obiekt. Jeżeli go nie ma, to znaczy, że coś poszło nie tak i ciągnięcie nie da pożądanego efektu, mimo że suniemy myszą z wciśniętym lewym przyciskiem myszy. Jeżeli w czasie ciągnięcia trzymamy wcisnięty klawisz Ctrl,to spowodujemy skopiowanie. Jeżeli dokonamy jakieś modyfikacji tekstu lub niechcący usuniemy jego fragment, to łatwo możemy przywrócić mu stan poprzedni. PowerPoint zapamiętuje pewną liczbę wykonanych przez nas operacji i możemy cofnąć ich skutki. Liczbę operacji możliwych do cofnięcia możemy określić po wydaniu polecenia Narzędzia Tutaj do pola Maksymalna liczba cofnięć możemy wpisać liczbę nie większą niż 150. Początkowo system jest ustawiony na 20 (to w zupełności wystarcza). Sprawdzanie pisowni w PowerPoincie działa identycznie jak w innych aplikacjach pakietu MS Office. W celu sprawdzenia pisowni wydajemy polecenie Narzędzia W PowerPoincie podobnie jak w innych aplikacjach działa autokorekta. Służy ona do poprawiania błędnie napisanych wyrazów, ale poprawki wprowadza na bieżąco w trakcie pisania tekstu. Często się zdarza, że założona w trakcie projektowania prezentacji kolejność i liczba slajdów musi ulec zmianie. Aby jakiś slajd ustawić w innym miejscu prezentacji, dodać nowy lub usunąć niepotrzebny, korzystamy z widoku Sortowanie slajdów. Formatowanie polega na zmianie wyglądu tekstu, to znaczy kroju (kształtu) czcionek, ich wielkości, grubości, pochylenia, koloru i innych parametrów wizualnych. Wygląd tekstu i jego rozmieszczenie na slajdzie ma również duże znaczenie dla skuteczności prezentacji. Tekst musi być łatwo odczytywany i budzić zainteresowanie. W zależności od typu obiektów, które wstawiamy do slajdu, możemy zastosować różne sposoby wyrównywania tekstu.
5.2 Wprowadzanie tekstu
Potrafimy już tworzyć zestaw slajdów w odpowiednim układzie, ze zdefiniowanym tłem i określonym formatem tekstu. Brakuje samego tekstu. Slajdy w widoku Slajd wyglądają mniej więcej tak:
Obszary slajdu, które system przeznaczył na tekst, są oznaczone prostokątami z przerywanych linii i odpowiednio opisane.
Aby wprowadzić tekst, wykonujemy wypisane polecenie, to znaczy klikamy wewnątrz odpowiedniego pola i piszemy. Aby wpisać terkst do drugiego obszaru, postępujemy tak samo. Jeżeli tekst zajmie więcej niż jeden wiersz, program automatycznie zawinie go do następnego wiersza. Nie naciskaj w tym celu klawisza Enter. PowerPoint standardowo ustawia wszystkie obszary tekstowe - z wyjątkiem tytułów - na format listy wypunktowanej (można to oczywiście zmienić). Klawisz Enter spowoduje przejście do następnej pozycji tej listy. Jeżeli nie odpowiada nam sposób zawijania tekstu przez system, możemy zmienić rozmiar obszaru tekstowego przez ciągnięcie za narożnik. Klawisz Enter naciskamy dopiero wtedy, gdy chcemy wpisać następną pozycję listy.
Po wprowadzeniu do pola całego zaplanowanego tekstu klikamy gdzieś poza nim. Teraz możemy poddać ten obszar różnym modyfikacjom.
Wprowadzanie tekstu w widoku Normalny przebiega dokładnie tak samo.
Ćwiczenie 7.
Stwórz pierwszy tytułowy slajd prezentacji. Efekt twojej pracy powinien wyglądać tak:
Abyś nie utracił swojej pracy (będzie Ci potrzebna w przyszłości) proponujemy ją zapisać.
Może się zdarzyć, że przewidziane przez system pola tekstowe nam nie wystarczą a chcemy dodatkowo jeszcze umieścić parę słów w jakimś specjalnym miejscu. Klikamy w tym celu w przycisk Pole tekstowe 
, znajdujące się na pasku narzędzi Rysowanie (jeżeli paska Rysowanie nie widać, to wydajemy polecenie Widok 
Paski narzędzi Rysowanie).
Wskaźnik myszy przyjmuje kształt pionowej strzałki wycelowanej w dół. Ustawiamy go w miejscu, gdzie ma się znaleźć lewy górny narożnik przyszłego pola tekstowego. Naciskamy lewy przycisk myszy i przeciągamy do prawego dolnego rogu wstawionego pola. Na slajdzie pojawi się nowe pole tekstowe gotowe do wpisania tekstu.
Jeżeli dojdziemy do wniosku, że to nowe pole należy przenieść w inne miejsce, to przeciągamy je myszą, tak jak to się robi z oryginalnymi obszarami tekstowymi.
Widok Konspekt daje nam inną perspektywę spojrzenia na prezentację. Widzimy w nim tylko tekst zorganizowany hierarchicznie, w typowej konfiguracji konspektu.
Aby uzyskać na ekranie widok Konspekt, klikamy w przycisk Widok konspektu 
na lewym końcu poziomego paska przewijania.
Na ekranie pojawi się cały tekst wprowadzony do prezentacji tak jak na poniższym rysunku.
Ekran w widoku Konspekt różni się nieco od widoku Slajd. Panel konspektu jest znacznie większy. Jeżeli przy lewej krawędzi okna nie ma paska przycisków, to wydajemy polecenie Widok Paski narzędzi Tworzenie konspektu. Pasek narzędzi do pracy z konspektem pokaże się z lewej strony ekranu.
Poniższa tabela opisuje działanie poszczególnych narzędzi konspektu:
Aby pisać w widoku Konspekt, najpierw ustawiamy myszą lub klawiszami strzałek kursor w odpowiednim miejscu. Następnie, chcąc dodać pozycję listy na tym samym poziomie wcięcia, naciskamy klawisz End, potem Enter i piszemy. Jeśli chcemy zwiększyć wcięcie, używamy klawisza Tab. Dla odmiany kombinacja Shift + Tab zmniejsza wcięcie, tzn. przesuwa punkt wstawiania w lewo.
Przycisk
Nazwa
Opis
Podnieś poziom
Przenosi zaznaczony tekst o jeden poziom w lewo
Obniż poziom
Przenosi zaznaczony tekst o jeden poziom w prawo
Przenieś wyżej
Przenosi zaznaczony tekst wvprezentacji o jedną stronę (slajd) w górę
Przesuń w dół
Przenosi zaznaczony tekst o stronę (slajd) w dół
Zwiń
Ukrywa niższe poziomy tekstu bieżącego slajdu
Rozwiń
Pokazuje wszystkie poziomy tekstu bieżącego slajdu
Zwiń wszystkie
Ukrywa wszystko poza tytułami slajdów w całej prezentacji
Rozwiń wszystkie
Pokazuje cały tekst prezentacji
Slajd podsumowania
Tworzy nowy slajd z tytułów slajdów zaznaczonych w widoku Sortowanie slajdów lub w widoku Konspekt. Wstawia go przed pierwszym z zaznaczonych slajdów
Pokaż formatowanie
Pracuje jako przełącznik. Pokazuje tekst w zdefiniowanym formacie albo w formacie roboczym (zawsze takim samym)
Aby dodać nowy slajd, będąc w widoku Konspekt, najpierw ustawiamy kursor na końcu slajdu, za którym chcemy wstawić nowy. Następnie wydajemy polecenie Wstaw Nowy slajd, w wyświetlonym oknie dialogowym Nowy slajd zaznaczamy odpowiedni układ i klikamy w OK. Na ekranie pojawi się nowy numer i nowy znak slajdu, wskazując, że pojawił się nowy slajd. Kursor miga w miejscu odpowiednim do wpisania tytułu slajdu, tak jak na rysunku poniżej.
W widoku Konspekt tekst prezentacji może być zorganizowany na sześciu poziomach. Każdy z tych poziomów ma inne wcięcie i jest inaczej sformatowany, tak jak widzimy na poniższym rysunku:
Potrafimy już zmieniać wcięcia klawiszami Tab (w prawo) i Shift + Tab (w lewo). Można do tego również wykorzystać odpowiednio przyciski Obniż poziom i Podnieś poziom na pasku narzędzi Tworzenie konspektu.
Utwórz prezentację, wprowadzając tytuły slajdów i tekst w obszarze podtytułu. Rozpocznij pracę od stworzonego już slajdu w ćwiczeniu 7. Zapisz wprowadzone zmiany. Efekt twojej pracy może wyglądać tak:
5.3 Redagowanie tekstu
5.3.1 Sposoby redagowania tekstu
Pierwszym krokiem do redagowania tekstu na poziomie pojedyńczych liter jest umieszczenie kursora w miejscu, gdzie chcemy wprowadzić zmiany. W tym celu, będąc w widoku Slajd lub Normalny, klikamy w obszar tekstu. Wokół pojawia się kreskowana ramka na znak, że obszar został zaznaczony. Teraz umieszczamy kursor (myszą lub klawiszami strzałek) w miejscu wprowadzania zmian. Aby usunąć znak sprzed kursora, naciskamy klawisz Backspace. Znak z prawej strony kursora usuwamy klawiszem Delete. Wprowadzanie znaków odbywa się normalnie z klawiatury. Po wprowadzeniu zmian klikamy gdzieś poza obszarem tekstu.
Niektóre procedury redagowania tekstu wymagają zaznaczenia odpowiedniego jego fragmentu. Powstaje w ten sposób tzw. blok. Blok może być tak mały jak jedna literka albo tak duży jak cała prezentacja. Możliwe są oczywiście również wszystkie wielkości pośrednie. Wszystko, co podświetlimy, program traktuje jako bieżący blok. Na przykład, aby skopiować fragment tekstu, musimy uprzednio wskazać systemowi, co chcemy skopiować. Czynimy to przez zaznaczenie bloku.
W celu zaznaczenia kawałka tekstu najpierw uaktywniamy odpowiedni obszar tekstu (klikamy w tekst, aby pokazała się kreskowana ramka). Następnie przeciągamy wskaźnikiem myszy interesujący nas fragment tekstu od początku do końca. Czasami wygodniej jest podświetlać z klawiatury. W tym celu umieszczamy kursor na jednym końcu tekstu, naciskamy klawisz Shift i nie zwalniając go, naciskamy klawisze strzałek, aby rozszerzyć zaznaczony obszar w odpowiednim kierunku. Aby usunąć zaznaczenie podświetlonego bloku, naciskamy klawisz Esc albo klikamy gdzieś poza blokiem.5.3.2 Wycinanie, kopiowanie i wklejanie
5.3.3 Redagowanie metodą "przeciągnij i upuść"
5.3.4 Mechanizm "Cofnij"
Opcje. Otworzy się wtedy okno dialogowe Opcje z sześcioma zakładkami. Klikamy w zakładkę Edytowanie, aby wyciągnąć ją na wierzch.
Aby użyć mechanizmu cofania, korzystamy z przycisku Cofnij 
na standardowym pasku narzędzi, z polecenia Edycja Cofnij lub kombinacji klawiszy Ctrl + Z.
5.3.5 Sprawdzanie pisowni
Pisownia, naciskamy klawisz F7 albo klikamy w przycisk Pisownia 
na standardowym pasku narzędzi. Pojawia się okno dialogowe Pisownia, które widzimy na rysunku poniżej:
Narzędzie do sprawdzania stylu wertuje na bieżąco całą prezentację i kontroluje jej spójność, czytelność i zastosowane style, oceniając, czy prezentacja jest gotowa do pokazu. Jeżeli do prezentacji wprowadzimy jakiś element nie pasujący do przyjętego stylu, to na ekranie pokaże się podpowiedź Asystenta pakietu Office. System proponuje kilka rozwiązań doraźnych lub globalnych, z których sami wybieramy kliknięciem odpowiednią opcję.
5.3.6 Manipulowanie slajdami w widoku Sortowanie slajdów
Przenoszenie slajdów
Naprowadzamy wskaźnik myszy na slajd do przeniesienia. Naciskamy lewy przycisk myszy i trzymając go przeciągamy przez kolejne slajdy. W czasie ciągnięcia w kolejnych przerwach między slajdami pokazuje się i znika czarna pionowa kreska. Pokazuje ona miejsce wstawienia przenoszonego slajdu. Kiedy kreska znajdzie się w miejscu gdzie chcemy przenieść slajd, zwalniamy przycisk myszy. Wydając polecenie Edycja Cofnij Przeciągnij i upuść odwołujemy przeniesienie slajdu.
Dodawanie slajdów
Klikamy w jakieś miejsce między istniejącymi slajdami. Pokaże się tam pionowa kreska. Wydajemy polecenie Wstaw Nowy slajd, w oknie dialogowym Nowy slajd wybieramy odpowiedni układ slajdu i klikamy w OK. Nowy slajd pojawia się we wskazanym miejscu.
Usuwanie slajdów
Klikamy na slajd, który chcemy usunąć. Wydajemy polecenie Edycja Usuń slajd lub na klawiaturze naciskamy klawisz Delete. Aby przywrócić usunięty slajd, wydajemy polecenie Edycja Cofnij Usuń slajd lub naciskamy klawisze Ctrl + Z.
5.4 Formatowanie tekstu
5.4.1 Sposoby formatowania prezentacji
Najszybszym i najłatwiejszym sposobem zmiany wyglądu prezentacji jest użycie polecenia Format Zastosuj szablon projektu. Pojawia się okno dialogowe Zastosowanie szablonu projektu.
Wybieramy odpowiednią pozycję z listy projektów, a potem klikamy w przycisk Zastosuj. W ten sposób uzyskujemy prezentację o zupełnie innym wyglądzie.
Innym szybkim sposobem zmiany formatowania jest wybranie innego układu slajdu. Pracując nad jakimś slajdem, możemy zastosować do niego inny układ, nie zmieniając tekstu. W tym celu wydajemy polecenie Format Układ slajdu. Na ekranie pojawia się okno dialogowe Układ slajdu.
Klikamy w odpowiedni obrazek reprezentujący układ, który chcemy zastosować. W prawym górnym rogu okna znajduje się przycisk Zastosuj ponownie. Gdybyśmy się rozmyślili i nie chcieli zmienić układu, klikamy w ten przycisk. Jeżeli jednak zaznaczymy inny układ slajdu, to na przycisku pojawi się napis Zastosuj. Klikając weń zmieniamy układ bieżącego slajdu.
Linijka
Wydając polecenie Widok Linijka wzdłuż górnego i lewego brzegu okna PowerPointa pojawią się dwie linijki. Zero jest ich punktem centralnym. Dzięki temu możemy odmierzać odległości od środka slajdu w pionie i w poziomie i umieszczać tam różne elementy symetrycznie.
Kiedy przy wyświetlonych linijkach podświetlimy tekst lub uaktywnimy obszar tekstowy, linijki zmienią się tak jak na poniższym rysunku:
Linijki nie mają już wartości zero w środku swoich długości. Białe odcinki linijek odpowiadają szerokości i wysokości zaznaczonego tekstu.
Zmiana wcięcia
Po zaznaczeniu obszaru tekstowego na lewym końcu poziomej linijki pojawiają się dwa trójkątne znaczki, jeden na górze, drugi na dole. Są to znaczniki wcięcia.
Są różne typy wcięć:
- wszystkie wiersze tekstu mają jednakowe wcięcie
- pierwszy wiersz ma większe wcięcie niż pozostałe
- pierwszy wiersz ma mniejsze wcięcie niż pozostałe
Aby zmienić wielkość wcięcia bloku tekstu, najpierw zaznaczamy ten blok, a następnie przenosimy wskaźnik myszy na odpowiedni znacznik wcięcia. Górny znacznik odpowiada za wcięcie pierwszego wiersza, dolny - pozostałych. Jeżeli chcemy przesunąć jednocześnie obydwa znaczniki, zachowując przy tym ich wzajemną odległość, ciągniemy za mały kwadracik pod dolnym znacznikiem wcięcia. Obydwa znaczniki przesuną się, a odległość między nimi się nie zmieni.
Tabulatory
W małym kwadraciku na skrzyżowaniu linijek znajduje się pole tabulacji. Podstawowym zadaniem tabulatora jest pomoc w wyrównywaniu tekstu. W programie PowerPoint mamy do czynienia z czterema typami tabulatorów, które działają na tej samej zasadzie jak w programie Word. Aby ustawić tabulatory, musimy mieć wyświetloną poziomą linijkę i zaznaczony obszar tekstowy. Klikamy w pole tabulacji tak długo, aż pojawi się odpowiedni znaczek tabulatora. Następnie przenosimy wskaźnik myszy na poziomą linijkę i klikamy w miejsce, gdzie chcemy umieścić tabulator. Jeżeli jakieś tabulatory są niepotrzebne, to możemy je przesunąć w inne miejsce lub usunąć poza linijkę. Usunięty przez pomyłkę tabulator przywracamy poleceniem Cofnij.5.4.2 Wyrównywanie tekstu
na pasku narzędzi Formatowanie.
również na pasku narzędzi Formatowanie.
