6. Wykresy i tabele

        Wykresy spełniają w prezentacji określone funkcje. Najważniejsze z nich to:

• Porównywanie. Wykres może zilustrować zależność zachodzącą między danymi.
• Urozmaicenie. W środek serii slajdów wypełnionych samymi listami możemy wstawić jeden slajd z wykresem, aby pokaz nie stał się zbyt monotonny.
• Tendencje. Kiedy chcemy pokazać zmiany jakieś wartości w czasie, to wykres zaprezentuje to najbardziej sugestywnie.

Na początek potrzebujemy slajdu z obszarem wykresu. Jeżeli slajd, który przeznaczyliśmy na wykres, nie zawiera obszaru wykresu, to wydajemy polecenie Format Układ slajdu. Pojawi się okno dialogowe Układ slajdu, z którego należy wybrać slajd z wbudowanym obszarem wykresu, np. takim jak na poniższym rysunku:

Gdy odnajdziemy taki slajd (opis w prawym dolnym rogu nam pomoże), klikamy weń, a potem zatwierdzamy przyciskiem Zastosuj.

Na wyświetlonym slajdzie jest zaznaczone pole wykresu, po kliknięciu w które w polu slajdu pojawi się wykres, a na nim arkusz danych. Arkusz zawiera dane, które są odzwierciedlone na wykresie.

Arkusz danych jest zbudowany tak samo jak arkusz roboczy w Excelu. Na potrzeby naszego pokazu wprowadzamy do arkusza etykiety wierszy i kolumn, których dane przedstawimy na wykresie.

Następnie do arkusza wprowadzamy odpowiednie dane.

Po wprowadzeniu danych i ewentualnym skorygowaniu błędów zamykamy arkusz danych i zaczynamy eksperymentować z typami wykresów. Arkusz danych możemy zamknąć na trzy sposoby:

• Dwukrotnie klikamy w przycisk menu sterowania w lewym górnym rogu arkusza danych.
• Klikamy w przycisk Wyświetl arkusz danych .
• Wydajemy polecenie Widok Arkusz danych.

Do najpopularniejszych wykresów należy kolumnowy i jego pozioma wersja słupkowy, kolumnowy i jego odmiana pierścieniowy oraz liniowy.
Są dwa sposoby wyboru typu wykresu:

• Na pasku narzędzi klikamy w strzałkę na przycisku Typ wykresu . Wyświetli się paleta typów wykresów:
  
  
  
• Wydajemy polecenie Wykres Typ wykresu.

Z listy Typ wykresu wybieramy odpowiedni typ wykresu. W obszarze Podtyp wykresu klikamy w okienko z wybranym podtypem wykresu. Naciśnięcie i przytrzymanie przycisku myszy, gdy jej kursor wskazuje napis Naciśnij, aby zobaczyć przykład, spowoduje wyświetlenie wybranego wykresu w miejscu okienek z podtypami podglądu.

Po wybraniu typu i podtypu wykresu klikamy w przycisk OK. Powracamy do slajdu. Nasz wykres na slajdzie wygląda mniej więcej tak.

        Po wyświetleniu wykresu na ekranie najczęściej dochodzimy do wniosku, że wiele rzeczy jeszcze trzeba w nim zmienić, np. dodać tytuł wykresu, zmienić kolor kolumn, inaczej ustawić etykiety danych itd.
W ramce aktywnego wykresu pracuje się tak samo jak w każdej innej ramce PowerPointa. Na zaznaczonym obszarze wykresu możemy wykonać następujące operacje:

• Aby zmienić rozmiar wykresu, klikamy w uchwyt ramki z odpowiedniej strony i ciągniemy.
• Aby usunąć wykres naciskamy klawisz Delete albo wydajemy polecenie Edycja Wyczyść.
• Aby wyciąć wykres (i umieścić go w Schowku) wydajemy polecenie Edycja Wytnij.
• Aby skopiować wykres do Schowka wydajemy polecenie Edycja Kopiuj.
• Aby wkleić wykres, przechodzimy do slajdu, na którym ma być umieszczony wykres i wydajemy polecenie Edycja Wklej.

Po dwukrotnym kliknięciu w obszar wykresu pojawi się gruba ramka z czarnymi uchwytami. Na standardowym pasku narzędzi pokażą się nowe przyciski - wszystkie, które mają coś wspólnego z importowaniem, tworzeniem, wyświetlaniem i modyfikowaniem wykresów. Znika menu Pokaz, a pojawia się menu Wykres i menu Dane.

Narzędzia związane z wykresami.

Przycisk	Nazwa	Opis
	Obiekty wykresu	Jest to lista rozwijana z elementami wykresu. Kliknięcie w nazwę elementu na liście powoduje jego zaznaczenie na slajdzie.
	Formatuj...	Otwiera okno dialogowe, w którym możemy sformatować zaznaczony element wykresu.
	Importuj plik	Otwiera okno dialogowe Importuj plik, za pomocą którego możemy otworzyć zewnętrzny plik z danymi.
	Wyświetl arkusz danych	Wyświetla lub ukrywa arkusz danych.
	Wytnij	Wycina zaznaczony obiekt i umieszcza w Schowku.
	Kopiuj	Kopiuje do Schowka zaznaczony obiekt.
	Wklej	Wkleja zawartość Schowka do zaznaczonego obszaru.
	Cofnij	Cofa skutki ostatniej czynności.
	Według wierszy	Kojarzy dane wierszami.
	Według kolumn	Kojarzy dane kolumnami.
	Tabela danych	Wyświetla pod wykresem wartości dla każdej serii danych.
	Typ wykresu	Pozwala na wybór typu wykresu.
	Linie siatki osi kategorii	Wyświetla lub ukrywa pionowe linie siatki.
	Linie osi wartości	Wyświetla lub ukrywa poziome linie siatki.
	Legenda	Ukrywa lub wyświetla legendę wykresu.
	Rysowanie	Wyświetla lub ukrywa pasek narzędzi Rysowanie.
	Kolor wypełnienia	Dodaje, modyfikuje lub usuwa kolor lub efekt wypełnienia zaznaczonego elementu wykresu.
	Asystent pakietu Office	Wyświetla Asystenta pakietu Office, przygotowanego do pracy z wykresami.

Wprowadzając dane do arkusza danych, program przedstawia je na wykresie najpierw według wiersza, a potem według kolumny.

Efektem tych danych będzie wykres zamieszczony poniżej.

Można zmienić metodę zaprezentowania tych samych danych, aby wartości z wierszy były pokazane jako wartości kolumny. Aby wykres w ten sposób przebudować, klikamy w przycisk Według kolumn znajdujący się na pasku narzędzi w trybie redagowania wykresu. Otrzymamy następujący wykres:

Aby wrócić do poprzedniego układu, klikamy w przycisk Według wierszy .

Czasami trzeba zmienić sposób wykreślania osi wykresu. Można zmienić ich kolor, znaczniki i sposób ich wyświetlania. Aby zmodyfikować oś w wykresie, dwukrotnie w nią klikamy. Pokaże się takie okno dialogowe:

Na zakładce Desenie wybieramy kolor osi i ustalamy typy znaczników, a efekty wprowadzonych zmian możemy obejrzeć w polu Przykład.
Następna zakładka Skala pozwala wyregulować skok wartości między kolejnymi znacznikami osi.
Na zakładce Czcionka wybieramy formatowanie znaków na etykietach znaczników osi (krój czcionki, rozmiar, styl, efekty oraz kolor tekstu i tła).
Na zakładce Liczby możemy określić format wartości wyświetlanych na osiach.
Na ostatniej zakładce Wyrównanie ustalamy podstawowy układ tekstu umieszczonego na etykietach znacznków osi. Aby poprawić czytelność etykiet osi wartości możemy przeciągnąć wskazówkę zegara do pionu, tak jak na rysunku.

Klikając w przycisk OK zatwierdzamy pionowe ustawienie etykiet.

6.3 Dopracowanie wykresu

        Wykres jest prawie gotowy. Teraz można go trochę uatrakcyjnić wstawiając tytuł, zmieniając kolory, stosując inne czcionki itd.
Aby wyposażyć wykres w stosowny tytuł dwukrotnie klikamy w obszar wykresu. Następnie wydajemy polecenie Wykres Opcje wykresu.

W otrzymanym oknie dialogowym na zakładce Tytuły uzupełniamy pole Tytuł wykresu. Klikając w przycisk OK nadajemy tytuł naszemu wykresowi.

W przypadku niektórych typów danych czasami trzeba pokazać na wykresie konkretne liczby lub etykiety umieszczone obok lub na słupkach, kolumnach, liniach itd. Aby wstawić wartości lub etykiety wydajemy polecenie Wykres Opcje wykresu.

Na zakładce Etykiety danych otrzymanego okna, zaznaczjąc odpowiednie opcje, możemy polecić wstawienie wartości lub etykiet. Niektóre opcje tego okna dialogowego mogą być niedostępne, ponieważ nie mają zastosowania do wybranego typu wykresu.
Aby zmienić formatowanie tekstu, klikamy w pole tekstu i otwieramy menu Format. Pierwsze polecenie powinno dotyczyć obiektu, w który kliknęliśmy (np. Zaznaczony tytuł wykresu, Zaznaczona legenda, Zaznaczone etykiety danych). Klikając w to polecenie pojawia się okno dialogowe, którego nazwa zależy od zaznaczonego obiektu (np. Formatuj tytuł wykresu, Formatuj legendę lub Formatuj etykiety danych). Te okna dialogowe zawierają zakładki, które również różnią się nazwą i układem w zależności od obiektu.
Jeżeli zaznaczymy tytuł wykresu pojawi się następujące okno dialogowe:

Na zakładce Czcionka możemy ustalić krój czcionki, rozmiar, styl, efekty i kolor znaków. W polu Podgląd możemy podejrzeć efekt wprowadzonych ustawień. Na zakładce Wyrównanie określamy sposób ustawienia tytułu w pionie i w poziomie.
Aby uwydatnić proporcje całego wykresu umieszczamy na wykresie linie siatki. Linie siatki są ściśle związane ze znacznikami osi, dlatego chcąc zmienić odległość między liniami siatki, musimy zmodyfikować odpowiednią oś. Wydając polecenie Wykres Opcje wykresu pojawia się okno dilogowe Opcje wykresu, w którym klikamy w zakładkę Linie siatki.

Jeżeli oprócz linii głównych chcemy jeszcze mieć linie pomocnicze, to zaznaczamy przy odpowiedniej osi pole Pomocnicze linie siatki. Po wprowadzeniu ustawień klikamy w przycisk OK.
Legenda wykresu informuuje nas, która seria danych jest narysowana na wykresie jakim kolorem, linią, słupkiem czy wycinkiem koła. Standardowo PowerPoint umieszcza legendę przy wykresie. Aby usunąć legendę z wykresu, po zaznaczeniu jej, klikamy w przycisk Legenda i legenda znika. Aby ją ponownie wyświetlić robimy to samo. Można w tym celu również wywołać okno dialogowe Opcje wykresu i na zakładce Legenda dokonać odpowiednich ustawień.
Aby wstawić dodatkowe pole tekstowe, przyciskiem Rysowanie ze standardowego paska narzędzi wyświetlamy pasek narzędzi Rysowanie, a na nim klikamy w przycisk Pole tekstowe . Trzymając lewy przycisk myszy przeciągamy kursor po przekątnej, wstawiając w ten sposób nowe pole tekstowe. Tekst w tym polu formatujemy korzystając z polecenia Format Czcionka.
Aby zmienić kolor jakiegoś elementu wykresu rozwijamy listę Obiekty wykresu i na niej klikamy w nazwę odpowiediego elementu. Zostanie on zaznaczony. Otwieramy menu Format i klikamy w najwyższe polecenie. W oknie dialogowym odpowiednim dla obiektu odnajdujemy listę kolorów, w której wybieramy kolor i klikamy w przycisk OK.
Aby zmienić tło określonego elementu wykresu, klikamy w niego dwukrotnie, a potem w strzałkę przycisku Kolor wypełnienia , na pasku narzędzi Rysowanie. Wyświetla się paleta kolorów.

6.4 Wstawianie tabeli

        Tabela podobnie jak wykres pokazuje dane liczbowe w sposób bardziej czytelny, niż to ma miejsce w przypadku zwykłego tekstu. Dzięki tabeli czytającemu łatwiej jest dokonać porównania parametrów i wyciągnięcia wniosków, które chcemy mu zasugerować.
Aby wstawić tabelę, w widoku Slajd wyświetlamy slajd z odpowiednim układem. Jeżeli na slajdzie nie mamy układu z tabelą, to wydajemy polecenie Format Układ slajdu. Pojawi się okno dialogowe Układ slajdu, z którego należy wybrać slajd z wbudowanym obszarem tabeli, takim jak na poniższym rysunku:

Gdy odnajdziemy taki slajd (w prawym dolnym rogu okna powinien pojawić się napis Tabela), klikamy weń, a potem zatwierdzamy przyciskiem Zastosuj.

Zgodnie z poleceniami najpierw klikamy w pole tytułu i nadajemy tytuł naszemu slajdowi, a następnie przechodzimy do dolnego pola i klikamy w niego dwukrotnie. Pokazuje się okno dialogowe takie jak poniżej:

Wpisujemy wartości do obu pól zgodnie z naszymi potrzebami i klikamy w przycisk OK. Na ekranie pojawi się w kreskowanej ramce pusta tabela z kursorem tekstowym w pierwszej komórce. Poza tym pokazał się pasek narzędzi Tabele i krawędzie.

Wpisujemy zawartość do poszczególnych komórek. Do następnej komórki przechodzimy klawiszem Tab, a do poprzedniej klawiszami Shift + Tab. Klawisze strzałek i przenoszą nas między sąsiednimi wierszami.
Możemy jeszcze poprawić wygląd tabeli.
Przy formatowaniu tekstu tabeli korzystamy z paska narzędzi Tabele i krawędzie. Program domyślnie wprowadził czarne znaki tekstu, które są dobrze widoczne na jasnym tle slajdu. Jeśli chcemy je zmienić w całej tabeli należy ją zaznaczyć naciskając klawisze Ctrl + A i wydać polecenie Format Czcionka, w którym wybieramy czcionkę, styl czcionki, rozmiar i kolor. Jeżeli chcemy zmienić tylko wybrane znaki tekstu, podświetlamy je i wykonujemy to samo co poprzednio.
Jeżeli natomiast chcemy zmienić linie tabeli na wspomnianym pasku klikamy w strzałkę przycisku Tabela i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Zaznacz tabelę. Następnie klikamy w przycisk Kolor krawędzi i z rozwiniętej palety wybieramy kolor, który chcemy zastosować. Potem klikamy w strzałkę przycisku krawędzi i z wyświetlonej palety wybieramy przycisk Wszystkie krawędzie . Linie tabeli będą wybranego koloru.
Na koniec zaznaczamy w tabeli komórki z liczbami (przeciągając po nich myszą) i na pasku narzędzi Formatowanie klikamy w przycisk Wyśrodkuj. Liczby znajdą się w środku komórek tabeli.
Po wykonaniu opisanych czynności slajd z tabelą w naszej prezentacji może wyglądać tak: